Datenschutz

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist die Lutz Immobilien GmbH, Christian-Völter-Straße 30, 72555 Metzingen, vertreten durch den Geschäftsführer Jochen Lutz.

Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung Ihrer Rechte erreichen Sie uns unter lutz@lutzimmobilien.de oder telefonisch unter +49 7123 42026. Diese Hinweise gelten für unsere Wix-Website sowie für die nachfolgend beschriebenen Kontakt- und Geschäftsprozesse.

Website und Geschäftsprozesse

1. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, soweit dies für die Website, die Bearbeitung Ihrer Anfrage oder unsere vereinbarten Makler- und Bewertungsleistungen erforderlich ist. Vertragsbezogene und vorvertragliche Vorgänge beruhen auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, gesetzliche Pflichten auf Buchst. c und erteilte Einwilligungen auf Buchst. a. Für sonstige Kommunikation, sichere IT und die Wahrung oder Abwehr von Ansprüchen kommt Buchst. f in Betracht; dabei wägen wir die betroffenen Interessen ab. Pflichtangaben kennzeichnen wir im jeweiligen Vorgang. Ohne erforderliche Angaben können wir eine Anfrage oder einen Auftrag gegebenenfalls nicht bearbeiten.

2. Website und Hosting mit Wix

Diese Website wird mit Wix.com Ltd., 5 Yunitsman Street, Tel Aviv, Israel, betrieben. Beim Aufruf werden insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, verweisende Seite sowie Browser-, Geräte- und Betriebssystemangaben verarbeitet. Das dient der Auslieferung, Fehleranalyse, Stabilität und Abwehr von Angriffen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Wix und seine Unterauftragnehmer sind technische Empfänger; für die Verarbeitung in unserem Auftrag gelten Vereinbarungen nach Art. 28 DSGVO. Daten können auch in Israel, den USA und weiteren Ländern verarbeitet werden. Zu Übermittlungsgrundlagen siehe Ziffer 14. Datenschutzinformationen von Wix.

Die frühere Jimdo-Website ist ein gesonderter Internetauftritt. Ein Besuch dieser Wix-Website führt nicht zu einer Nutzung des Jimdo-Hostings. Bei der Domainverwaltung über STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, werden technische Domain- und Verwaltungsdaten verarbeitet. Grundlage ist unser Interesse an einem erreichbaren und sicher verwalteten Internetauftritt.

3. Cookies und Einwilligungen

Unbedingt erforderliche Speicherungen und Zugriffe auf Ihrem Endgerät erfolgen nach § 25 Abs. 2 TDDDG. Optionale Technologien setzen wir nur nach Ihrer Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG ein; die anschließende personenbezogene Verarbeitung beruht dann auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO. Einzelheiten zu Diensten und Ihrer Auswahl finden Sie in den Privatsphäre-Einstellungen und auf der Seite „Cookies“. Ihre Auswahl können Sie jederzeit ändern. Die Einwilligungsverwaltung mit Usercentrics erläutern wir unten.

4. E-Mail, Telefon und persönliche Anfragen

Wir verarbeiten die von Ihnen mitgeteilten Kontakt- und Objektdaten, Nachrichteninhalte und Kommunikationsdaten, um Ihre Anfrage zu beantworten, Termine zu vereinbaren oder einen Auftrag vorzubereiten. Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, bei sonstigen Anliegen Buchst. f. Für eine erste Anfrage genügen in der Regel Ihr Anliegen, der Ort der Immobilie und ein geeigneter Rückkontakt. Bitte senden Sie zunächst keine Ausweiskopien oder umfangreichen Finanzunterlagen.

5. Microsoft 365, Exchange und OneDrive

Für geschäftliche Kommunikation, Dokumente und Zusammenarbeit nutzen wir Microsoft 365 Business Premium mit Exchange Online und OneDrive. Vertragspartner im EWR ist Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland. Verarbeitet werden abhängig vom Vorgang Kontakt- und Termindaten, E-Mails einschließlich Anhängen, Objektunterlagen sowie Vertrags- und Abrechnungsdokumente. Die Verarbeitung dient der Anfrage- und Auftragsbearbeitung, der Dokumentation und einer geordneten, geschützten Büroorganisation auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. b, c oder f DSGVO. Microsoft wird insoweit als Auftragsverarbeiter eingesetzt. Die EU-Datengrenze ist keine Zusage, dass jeder Verarbeitungsvorgang ausschließlich in der EU stattfindet; insbesondere für bestimmte Support- und Betriebsvorgänge sind Übermittlungen möglich.

6. Digitale Formulare und Terminorganisation

Im Geschäftsprozess können wir Ihnen Links zu Microsoft Forms oder Microsoft Bookings bereitstellen. Erhoben werden die für das betreffende Formular oder den Termin erforderlichen Angaben. Bei Bookings können hierzu Name, E-Mail-Adresse, gewünschter Termin und Anliegen gehören. Die Daten werden zur Organisation und Vorbereitung verarbeitet, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. b oder f DSGVO. Solche Formulare sind keine Voraussetzung für eine erste Kontaktaufnahme per Telefon oder E-Mail.

Bei einer zunächst pseudonymisierten Mietbewerbung verwenden wir eine Bewerbernummer. Name, genaue Anschrift sowie direkte E-Mail- oder Telefonnummer sind in dieser ersten Stufe nicht zwingend erforderlich, soweit das jeweilige Formular sie als freiwillig ausweist. Pseudonymisierte Angaben bleiben personenbezogene Daten. Weitergehende Nachweise erheben wir erst, wenn sie für den konkreten Stand der Vermietung erforderlich sind.

7. Telefonservice starbuero

Für die Entgegennahme und Weiterleitung von Anrufen nutzen wir starbuero, einen Dienst der MWC – Mobile World Communications GmbH, Kollwitzstraße 76, 10435 Berlin. Dabei können Name, Rückrufnummer, Zeitpunkt und die von Ihnen genannten Anliegen als Gesprächsnotiz aufgenommen und an uns übermittelt werden. Das dient einer verlässlichen Erreichbarkeit und Bearbeitung Ihrer Anfrage; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b oder f DSGVO. Die Dienstleistung erfolgt auf Grundlage einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung. Eine Gesprächsnotiz ist keine Tonaufzeichnung.

8. Maklersoftware EstateOffice von Empro

Wir verwenden EstateOffice von Empro GmbH, Tegelbarg 43, 24576 Bad Bramstedt, zur Verwaltung von Kontakten, Immobilien, Anfragen, Terminen und Aufträgen. Verarbeitet werden die für den jeweiligen Vorgang erforderlichen Stamm-, Kommunikations-, Objekt-, Vertrags- und Dokumentationsdaten. Zwecke sind die strukturierte Bearbeitung Ihrer Anfrage, die Durchführung unserer Leistungen und die Dokumentation des Geschäftsverlaufs. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 Buchst. b, c oder f DSGVO. Soweit Empro Daten in unserem Auftrag verarbeitet, gilt eine Vereinbarung nach Art. 28 DSGVO.

9. Bewertungssoftware Sprengnetter

Für Immobilienbewertungen verwenden wir Sprengnetter ONE sowie die lokal installierte Software ProSa. Anbieter ist Sprengnetter GmbH, Sprengnetter Campus 1, 53474 Bad Neuenahr-Ahrweiler. Je nach Auftrag werden Objektadresse, Gebäude- und Grundstücksdaten, Rechte und Belastungen, Erträge sowie notwendige Angaben zu Eigentümern verarbeitet. Grundlage ist die Durchführung der vereinbarten Bewertung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, ergänzend die Dokumentation und fachliche Qualitätssicherung nach Buchst. f. Bei cloudgestützter Verarbeitung erhält der Anbieter die erforderlichen Daten als Auftragsverarbeiter. Die lokale Nutzung von ProSa bedeutet nicht automatisch eine Speicherung der Bewertungsunterlagen in einer Sprengnetter-Cloud. Ein erforderlicher Fernwartungszugriff erfolgt nur anlassbezogen und nach Freigabe.

10. Bonitätsauskünfte bei konkretem Vertragsinteresse

Bei einer ernsthaften, konkreten Vertragsanbahnung und einem wirtschaftlichen Ausfallrisiko können wir erforderliche Bonitätsinformationen über CRIF GmbH, Victor-Gollancz-Straße 5, 76137 Karlsruhe, einholen. Übermittelt werden dafür erforderliche Identifikationsdaten, etwa Name und Anschrift sowie gegebenenfalls das Geburtsdatum zur eindeutigen Zuordnung. Eine Prüfung erfolgt nicht pauschal bei jeder Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO nach Prüfung des berechtigten Interesses und der Erforderlichkeit.

CRIF verarbeitet Auskunfteidaten in eigener Verantwortung. Einzelheiten zu Datenquellen, Speicherfristen und Betroffenenrechten enthält die Information von CRIF nach Art. 14 DSGVO. Eine Auskunft oder ein Score ist nur ein Baustein der individuellen Prüfung. Wir treffen keine ausschließlich automatisierte Entscheidung über einen Vertragsabschluss. Wir melden keine eigenen Negativmerkmale über Zahlungsverhalten an CRIF.

11. Immobilienportale und Google Maps

Unsere aktuellen Immobilienangebote veröffentlichen wir auf ImmoScout24. Wenn Sie dort eine Anfrage stellen, erhalten wir die von Ihnen übermittelten Kontakt-, Anfrage- und Objektdaten, um Ihr Anliegen zu bearbeiten. Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b oder f DSGVO. Immobilien Scout GmbH verarbeitet Daten beim Besuch ihres Portals zusätzlich in eigener Verantwortung. Eine Veröffentlichung von Eigentümer- oder Bewohnerdaten erfolgt nur im für den Auftrag erforderlichen und abgestimmten Umfang.

Auf der Kontaktseite verlinken wir den Bürostandort in Google Maps. Eine Karte wird beim bloßen Aufruf unserer Kontaktseite nicht von Google geladen. Erst mit Ihrem Klick verlassen Sie unsere Website und rufen Google Maps auf. Anbieter im EWR ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Dort gelten die Datenschutzhinweise von Google; Google kann insbesondere IP-Adresse, Geräte- und Nutzungsdaten verarbeiten.

12. Verkauf, Vermietung und Gutachten

Zur Vorbereitung und Durchführung eines Auftrags verarbeiten wir insbesondere Namen und Kontaktdaten der Beteiligten, Objekt- und Eigentumsangaben, Grundbuch- und Bauunterlagen, Miet- und Ertragsdaten, Fotos, Besichtigungsinformationen sowie erforderliche Vertrags- und Finanzierungsnachweise. Zwecke sind Beratung, Bewertung, Präsentation, Interessentenbearbeitung, Verhandlung, Vertragsvorbereitung und Übergabe. Maßgeblich sind Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, gesetzliche Pflichten nach Buchst. c und erforderliche Interessenwahrnehmung nach Buchst. f. Bei Gutachten richtet sich der Umfang nach dem vereinbarten Bewertungsanlass.

Erforderliche Informationen können auch von Auftraggebern, anderen Beteiligten, Grundbuch- und Bauämtern, Gutachterausschüssen oder sonstigen berechtigten Quellen stammen. Soweit Art. 14 DSGVO anzuwenden ist, informieren wir betroffene Personen über die Datenverarbeitung. Empfänger können im erforderlichen Umfang etwa Eigentümer, geeignete Interessenten, Notare, finanzierende Banken, Verwaltungen, Rechts- und Steuerberater sowie gesetzlich zuständige Stellen sein. Eine Weitergabe erfolgt zweckgebunden und auf einer entsprechenden Rechtsgrundlage.

13. Werbung und externe Unternehmensprofile

Werbliche E-Mails versenden wir nur, wenn die datenschutz- und wettbewerbsrechtlichen Voraussetzungen vorliegen. Einwilligungen können Sie jederzeit für die Zukunft widerrufen. Gegen Direktwerbung können Sie jederzeit Widerspruch einlegen. Bei externen Unternehmensprofilen, beispielsweise auf Facebook, verarbeitet der jeweilige Plattformbetreiber Daten in eigener Verantwortung beziehungsweise nach den für die Plattform geltenden Verantwortungsregelungen. Externe Profile werden nicht als Feed in diese Website eingebettet.

14. Empfänger und internationale Übermittlungen

Wir setzen Dienstleister für Hosting, Kommunikation, Büroorganisation, CRM, Telefonannahme und Bewertung ein. Soweit diese weisungsgebunden personenbezogene Daten für uns verarbeiten, werden sie nach Art. 28 DSGVO verpflichtet. Eigene Verantwortlichkeit besteht insbesondere bei Behörden und den jeweils selbstständig handelnden Vertragspartnern oder Auskunfteien.

Bei Übermittlungen außerhalb des EWR müssen zusätzlich die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sein. Grundlage können ein einschlägiger Angemessenheitsbeschluss oder geeignete Garantien, insbesondere EU-Standardvertragsklauseln und erforderliche ergänzende Maßnahmen, sein. Der EU-US-Datenschutzrahmen gilt nur für tatsächlich zertifizierte und erfasste US-Empfänger. Auskünfte zu den im konkreten Vorgang eingesetzten Garantien erhalten Sie über unseren Datenschutzkontakt.

15. Aufbewahrung, Löschung und Sicherheit

Wir speichern Daten so lange, wie sie für den jeweiligen Zweck erforderlich sind. Anschließend löschen wir sie, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten, die Dokumentation erteilter Einwilligungen oder die notwendige Wahrung beziehungsweise Abwehr von Ansprüchen nicht entgegenstehen. Maßgeblich sind Art und Abschluss des Vorgangs sowie die jeweils geltenden handels-, steuer- und gegebenenfalls geldwäscherechtlichen Fristen. Nicht mehr benötigte Bewerbungsunterlagen werden nach Abschluss des Auswahlverfahrens und Ablauf einer erforderlichen Nachweisfrist gelöscht; eine weitere Speicherung für spätere Angebote bedarf einer tragfähigen Rechtsgrundlage.

Wir schützen Daten durch risikogerechte technische und organisatorische Maßnahmen, darunter Zugriffsbeschränkungen und verschlüsselte Übertragung. Bitte stimmen Sie die Übermittlung besonders vertraulicher Unterlagen vorab mit uns ab. Die gesetzlichen Betroffenenrechte und den Zugang zur Einwilligungsverwaltung finden Sie im folgenden Abschnitt.